Verwerkersovereenkomst
Kort
- Jij bent verwerkingsverantwoordelijke voor de stemmen en gegevens van jouw gasten; wij verwerken op jouw instructie.
- Typisch bij podcastopname of corporate voice-over met meerdere deelnemers.
- Bewaring van sessiebestanden: maximaal 24 maanden, daarna verwijdering tenzij anders afgesproken.
- Ondertekening via je offerte of schriftelijke bevestiging samen met algemene voorwaarden.
1. Partijen en definities
Deze verwerkersovereenkomst («Overeenkomst») geldt tussen:
- Verwerkingsverantwoordelijke: de zakelijke opdrachtgever («Opdrachtgever») die een opdracht plaatst bij Nikausync B.V., Grote Bickersstraat 74, 1013 KS Amsterdam, KvK 93890356;
- Verwerker: Nikausync B.V. («Nikausync»), die opnames en gerelateerde diensten uitvoert in de opnamestudio te Amsterdam.
Begrippen uit de AVG hebben dezelfde betekenis. «Persoonsgegevens» en «Verwerking» sluiten opnames en metadata van deelnemers in, voor zover zij natuurlijke personen identificeren.
2. Onderwerp en duur
Nikausync verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de in de offerte beschreven dienst uit te voeren: bijvoorbeeld podcast- en gespreksopname, zang- en spraakopname voor een label, of mixage van door Opdrachtgever aangeleverde stems met stemmen van derden.
De Overeenkomst loopt van acceptatie van de offerte tot verwijdering of teruggave van gegevens na afloop van de bewaartermijn, en in ieder geval zolang wettelijke bewaarplichten voor Nikausync gelden voor factuurgegevens van Opdrachtgever.
3. Instructies van Opdrachtgever
Nikausync verwerkt gegevens alleen op gedocumenteerde instructies van Opdrachtgever, waaronder deze Overeenkomst, de offerte, algemene voorwaarden en redelijke mondelinge aanwijzingen tijdens de sessie (bijvoorbeeld welke takes behouden blijven). Instructies die in strijd zijn met de AVG wijzen wij af.
Opdrachtgever waarborgt een geldige rechtsgrond voor de gegevens van deelnemers (informeer- en toestemmingsplicht, arbeidsrechtelijke grondslag of contract). Praktische uitleg over muziekrechten bij podcasts: gids podcast en rechten.
4. Categorieën betrokkenen en gegevens
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Betrokkenen | Podcastgasten, voice-over artiesten, bandleden of presentatoren die Opdrachtgever meebrengt |
| Gegevens | Naam, contact (indien verzameld door Opdrachtgever), audiopnamen, sessienotities, tijdstempels, optioneel foto of video indien Opdrachtgever die maakt |
| Bijzondere categorieën | Geen — Opdrachtgever levert geen gezondheids- of strafrechtelijke gegevens aan voor verwerking door Nikausync |
5. Verplichtingen van Nikausync als verwerker
- Vertrouwelijkheid: alleen medewerkers met need-to-know hebben toegang.
- Geen eigen marketing met opnames of namen van deelnemers zonder toestemming van Opdrachtgever en betrokkene.
- Geen gebruik van opnames voor training of ontwikkeling van kunstmatige intelligentie.
- Bijstand bij verzoeken van betrokkenen: wij doorsturen binnen 2 werkdagen na ontvangst, tenzij Opdrachtgever zelf reageert.
- Impact assessments: wij signaleren aan Opdrachtgever wanneer een verwerking waarschijnlijk hoog risico oplevert.
6. Sub-verwerkers
Opdrachtgever geeft algemene schriftelijke toestemming voor de volgende sub-verwerkers, mits zij contractueel gebonden zijn aan artikel 28 AVG:
- TransIP B.V. — hosting, e-mail, opslag binnen EER waar mogelijk;
- FormSubmit — alleen wanneer Opdrachtgever het websiteformulier gebruikt voor projectcommunicatie (doorgifte VS, zie privacyverklaring);
- boekhouder en bank — beperkt tot facturatiegegevens van Opdrachtgever, niet tot ruwe opnames.
Wijzigingen in sub-verwerkers melden wij minstens 14 dagen vooraf; Opdrachtgever kan gemotiveerd bezwaar maken.
7. Doorgifte buiten de EER
Primair werken wij binnen de EER. Doorgifte naar de Verenigde Staten kan plaatsvinden via FormSubmit of e-mailproviders van Opdrachtgever. Wij passen standaardcontractbepalingen of andere passende waarborgen toe en informeren Opdrachtgever op verzoek over het actuele land per sub-verwerker.
8. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen: HTTPS, toegangsbeheer, versleutelde opslag waar haalbaar, fysieke afsluiting van de studio, back-ups met beperkte toegang. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor beveiliging van materialen die hij zelf meebrengt (laptops, drives).
9. Datalekken
Bij een inbreuk op persoonsgegevens die wij verwerken melden wij Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging nadat wij kennis hebben genomen, met informatie voor melding aan de AP en betrokkenen waar nodig. Opdrachtgever blijft verantwoordelijke voor meldingen jegens autoriteiten en betrokkenen, tenzij de wet anders vereist.
10. Teruggave en verwijdering
Na afloop van de dienst leveren wij de overeengekomen bestanden aan Opdrachtgever. Werk- en sessiebestanden verwijderen wij uiterlijk 24 maanden na de laatste sessie, tenzij de offerte een langere bewaartermijn noemt of wettelijke bewaarplicht geldt. Op verzoek verwijderen wij eerder, behalve wat wij moeten bewaren voor administratie.
11. Audits en informatie
Opdrachtgever mag één keer per kalenderjaar, na afspraak, redelijke vragen stellen of een checklist ontvangen over naleving. Onredelijke frequente audits of commerciële auditdiensten zonder concrete aanleiding wijzen wij af. Kosten van een audit die Opdrachtgever initieert, zijn voor Opdrachtgever, behalve wanneer non-compliance door Nikausync is aangetoond.
12. Aansprakelijkheid en toepasselijk recht
Aansprakelijkheid tussen partijen volgt de algemene voorwaarden, voor zover niet in strijd met dwingend recht. Deze Overeenkomst prevaleert boven andere documenten voor zover het verwerking van persoonsgegevens van derden door Nikausync betreft.
Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam, zonder afbreuk te doen aan dwingende consumentenregels wanneer Opdrachtgever consument is.
Vragen: [email protected] — contactpagina. Algemene privacy-uitleg: privacyverklaring.